Zorg, welzijn en werk: je kan vaak meer dan je denkt.

Omgang nieuwe contracten vanaf januari 2019

Inleiding
Voor u ligt de nieuwsbrief van de Regio Rivierenland, in deze nieuwsbrief vertellen wij hoe u aan de slag moet met de nieuwe contracten die met ingang van 1 januari 2019 van kracht zijn. Deze nieuwsbrief is een vervolg op de voorlichting die op 22 november 2018 is gegeven en bevat dezelfde onderwerpen. Bijgevoegd zijn de sheets die tijdens de voorlichting zijn gepresenteerd. We hebben vrij veel informatie die we met u moeten delen, daardoor is het een lange nieuwsbrief geworden. We adviseren u dringend om de nieuwsbrief goed te lezen!

Aanbesteding
In het voorjaar van 2018 hebben wij uitgelegd waarom we in de Regio Rivierenland een nieuwe aanbesteding uitvoeren. De contracten die we hebben lopen eind 2018 af en kunnen niet meer worden verlengd. Dan moeten we wettelijk een nieuwe aanbesteding doen. Ook inhoudelijk zijn er de nodige redenen om een nieuwe aanbesteding uit te voeren. De beschrijving van de diverse producten sloten niet meer aan bij de praktijk. In de afgelopen jaren zijn allerlei aanvullende afspraken gemaakt, die niet allemaal even eenduidig zijn vastgelegd en ook niet allemaal even eenduidig bekend zijn gemaakt. Het was nodig om al die afspraken op een rijtje te zetten en te bekijken welke afspraken moeten blijven en welke afspraken moeten vervallen. Tot slot hebben zich de afgelopen jaren een aantal incidenten voorgedaan, waardoor de gemeenten van mening waren dat er aan de voorkant en gedurende de looptijd van de contracten strakker moet worden toegezien op de kwaliteit van de zorgaanbieders. Om dat te kunnen doen moeten de eisen helder en eenduidig worden geformuleerd en vastgelegd.

Om het proces van de aanbesteding beter te stroomlijnen hebben we er voor gekozen om gebruik te gaan maken van Negometrix. Een aanbestedingsplatform dat in veel andere regio's wordt gebruikt en daar tot goede resultaten leidt. Dit besluit is op een vrij laat tijdstip genomen en dat betekende dat de inrichting van Negometrix onder grote tijdsdruk heeft plaatsgevonden. Dit heeft tot gevolg dat de inrichting niet op alle punten even optimaal is. We hebben gemerkt dat het ook voor u als zorgaanbieders even wennen was om een inschrijving te doen via Negometrix.

Een gevolg van de haastige inrichting van Negometrix is dat we niet alle gegevens die wij nodig hebben om onze systemen in te richten hebben uitgevraagd via Negometrix. Daarom hebt u in de afgelopen dagen nog een mail ontvangen met het verzoek om deze aanvullende gegevens via een Excel aan te leveren. Dit heeft bij een aantal van u wat irritatie opgeleverd. Dat begrijpen wij, we vragen ook begrip voor het feit dat er aan onze kant dingen niet allemaal helemaal goed gaan, die we dan toch moeten repareren.

Vanuit de aanbesteding zijn er nog een aantal aandachtspunten:

  1. De tekenbladen: u hebt door u getekende tekenbladen ge-upload in Negometrix, wij moeten deze tekenbladen ook nog tekenen en u weer retour sturen. Om dit te kunnen doen moeten wij alle tekenbladen downloaden, (digitaal) ondertekenen en dan via een bericht aan u terugsturen. Dat is een stevige klus, richting het eind van het jaar ligt er nog veel werk, het verzenden van de tweezijdig getekende tekenbladen heeft een lagere prioriteit gekregen. Ook zonder tweezijdig getekend tekenblad gaat uw contract, als u bericht heeft ontvangen dat uw inschrijving akkoord is en bent toegelaten tot de overeenkomsten, gewoon in per 1 januari 2019. U ontvangt zo spoedig mogelijk van ons tweezijdig getekende tekenbladen.
  2. Kwalificaties: u hebt bij de kwalificaties in het systeem moeten aankruisen welke producten u gaat leveren, die kruisjes moeten overeenkomen met de kruisjes die u hebt gezet achter de producten op de tekenbladen. Wij hebben vastgesteld dat dit niet altijd het geval is. Wij verzoeken u dringend om hier goed op te letten en indien nodig aan te passen. Met de kwalificaties in het systeem kunnen wij op simpele wijze een zogenaamde productendienstencatalogus maken, door de kwalificaties te downloaden.
  3. KvK naam: Wij hebben ontdekt dat een aantal van u zich heeft ingeschreven op een andere naam dan u in het dagelijks verkeer gebruikt. Vaak hebt u zich ingeschreven met uw KvK-naam die soms afwijkt van de naam waaronder u werkt. Dat is op zich niet verboden en ook niet erg, maar kan betekenen dat wij u niet herkennen en u vragen om zich alsnog in te schrijven op de bij ons bekende naam, terwijl u al een inschrijving heeft. Krijgt u zo'n bericht, geef in uw reactie dan aan onder welke naam u hebt ingeschreven. Verder kan het ook lastig zijn voor onze gebiedsteams om u terug te vinden in onze "zoekmachine", het systeem waarin gebiedsteams kijken om te zien welke aanbieders een product leveren, zij kennen u op uw werknaam en zoeken daarop en vinden u dan niet. Voor zover wij weten dat u onder meer namen bekend bent, nemen zij dit op in onze systemen, als wij het niet weten, dan kunnen wij dat niet doen. Wij adviseren u dringend om te werken met een eenduidige naamgeving.
  4. Permanente inschrijving: Met ingang van 1 november 2018 staat de zogenaamde permanente inschrijving open. U kunt vanaf dat moment op ieder gewenst moment een nieuwe of aangepaste inschrijving indienen. Naar aanleiding van de ervaring die we met (de inrichting van) Negometrix hebben opgedaan zullen wij in de komende periode Negometrix op een aantal punten aanpassen om het inschrijven wat makkelijker te maken. De inhoud van de inschrijving wijzigt niet, er worden niet minder of andere eisen gesteld, alleen de inrichting wijzigt. Zoals de uitvraag voor aanvullende gegevens, vragen over eisen voor specifieke producten, het aanleveren van aanvullend bewijs en wij voegen de definitieve tarieven en aangepaste conversietabellen toe.

Voor de permanente inschrijving geldt de volgende werkwijze, als u een perceel wilt toevoegen, dan dient u een (nieuwe) inschrijving in voor het betreffende perceel. Als u een inschrijving wilt aanpassen, trekt u de ingediende inschrijving in, past de inschrijving aan en dient de inschrijving opnieuw in. Wilt u een product toevoegen, pas dan de kwalificaties aan, kijk goed of er voor dit product nog specifieke eisen gelden, die u bij de eerdere inschrijving niet heeft hoeven invullen, beantwoord deze vragen en voeg een nieuw getekend tekenblad bij. Wij kijken wekelijks welke nieuwe inschrijvingen er binnen zijn en beoordelen deze, u krijgt bericht over de uitkomst van de beoordeling via Negometrix. De status van uw inschrijving is "Doorgelaten" als deze is goedgekeurd, en "in behandeling" als er nog iets moet worden aangepast. Als wij uw inschrijving aan het beoordelen zijn, zetten wij uw inschrijving op slot, u kunt uw inschrijving dan even niet aanpassen. Als u bericht krijgt over de beoordeling is uw inschrijving ook weer open gezet.

Alle documenten die voor u van belang zijn, vindt u in Negometrix. Deze documenten worden niet meer apart toegestuurd, tenzij er wijzigingen in worden aangebracht. Gewijzigde documenten worden ten behoeve van de permanente inschrijving ook weer opgenomen in Negometrix.

Conversie
Op verzoek van aanbieders en gemeenten maken we met ingang van 2019 gebruik van de iJW-codes niet meer de van de iJW afgeleide eigen regio codes. Dit betekent dat er een conversie moet plaatsvinden. In Negometrix zijn de conversietabellen te vinden. 

Bij de voorbereiding van de conversie voor de gemeenten hebben wij ontdekt dat er bepaalde verduidelijkingen en afspraken rond de conversie zijn, die verstandig zijn om vast te leggen en ook te delen met de aanbieders. Deze afspraken en verduidelijkingen hebben we opgenomen in de kolom "Bijzonderheden ten aanzien van de conversie". Bij deze nieuwsbrief vindt u aangepaste conversietabellen waarin al onze bijzonderheden zijn opgenomen.

Als in de kolom bijzonderheden staat dat het een "een op een" conversie is, dan betekent dit dat het product uit 2018 maar op een manier kan worden geconverteerd naar een product in 2019. Dat geldt niet voor alle producten, omdat we van een indeling met licht - midden - zwaar gaan naar een indeling met regulier - specialistisch, zijn er voor de producten met de aanduiding "midden" twee mogelijkheden om te converteren. Wij kiezen er voor om de producten "midden" standaard om te zetten naar "regulier". Daarop is een uitzondering: het product "Jeugd Begeleiding individueel Midden" gaat over naar "Jeugd Begeleiding Specialistisch Individueel". Dit heeft te maken met de tariefstelling voor het product Jeugd Begeleiding Individueel Zwaar in 2018, waardoor diverse aanbieders er voor hebben gekozen het product "Midden" in te zetten, terwijl de inzet en omschrijving van de dienst in 2019 overeenkomt met het product "Specialistisch".

Wij gaan er vanuit dat de conversie in het grootste deel van de gevallen aansluit bij het product dat ook in 2019 wordt geleverd. Mochten er toch situaties zijn waarin u van mening bent dat betreffende cliënt niet onder "regulier"maar onder "specialistisch"hoort te vallen, leg dan op casusniveau contact met de gebiedsteams van de gemeente. Wij gaan er vanuit dat dit slechts in een zeer beperkt aantal gevallen nodig is.

Bij de conversie hebben we het over een technische conversie, er worden geen nieuwe indicaties afgegeven. De werkwijze is gelijk aan de werkwijze bij het beëindigen van het gebruik van DBC´s. Gemeenten sturen u een 301 bericht om de lopende opdracht met de code van 2018 af te sluiten per 31 december 2018. U ontvangt vervolgens een nieuwe opdracht met de code voor 2019 die ingaat op 1 januari 2019. Het aantal voor deze opdracht wordt bepaald op basis van de nog resterende looptijd van de indicatie maal het gemiddelde aantal per week. Er wordt dus niet gekeken hoeveel u al heeft gefactureerd in 2018.

De cliënt ontvangt geen nieuwe beschikking en mag dus ook niets merken van de conversie. Bij vragen of problemen moet u zich wenden tot de gemeente en niet in discussie gaan met de cliënt.

West Betuwe
Met ingang van 1 januari 2019 worden drie gemeenten in Regio Rivierenland samengevoegd tot een gemeente. Dit betreft: Geldermalsen, Lingewaal en Neerijnen. Zij vormen met ingang van 1 januari 2019 de nieuwe gemeente West Betuwe. Ook dit heeft een conversie tot gevolg. De nieuwe gemeente heeft gemeentecode 1960. U heeft op 14 november 2018 een brief van de nieuwe gemeente ontvangen, waarin uitleg wordt gegeven over de overgang. Deze brief is als bijlage bijgevoegd. Hierbij nogmaals kort de uitleg.

De nieuwe gemeente verstrekt wel nieuwe indicaties, dat proces loopt op dit moment, Regio is niet betrokken bij dat proces en kan vragen over dat proces ook niet beantwoorden. In de brief staat een contactpersoon voor vragen, raadpleeg die.
De oude gemeenten moeten alle lopende opdrachten afsluiten, zij doen dit met een 301 bericht met einddatum 31 december 2018. Vervolgens stuurt de nieuwe gemeente West Betuwe uiterlijk 10 januari 2019 een nieuw 301 bericht met als startdatum 1 januari 2019. Let op! U moet alle zorg over 2018 afwikkelen met de oude gemeenten.

Werkafspraken
Bij de aanbestedingsstukken hebt u een document ´werkafspraken´gevonden. Dit document bevat de praktische afspraken over de uitvoering van de dienstverlening. Het is een bijlage bij het contract, dus juridisch afdwingbaar en niet zo maar eenzijdig aanpasbaar. Er is gekozen voor praktische taal, zo min mogelijk juridisch. Voor juristen wringt dat wel, die willen zaken graag zo scherp mogelijk vastleggen. Gezien een aantal ervaringen in de Regio de afgelopen jaren is dat begrijpelijk, toch willen we het ook vooral werkbaar houden

De werkafspraken zijn in de afgelopen maanden uitgebreid besproken met de gemeenten, ook met het oog op conversie etc. Op basis van de huidige praktijk stellen de gemeenten een aantal aanvullingen en aanscherpingen voor. Deze zijn in de bijvoegde versie opgenomen in Rood. Wij zullen u via een aparte mailing nog formeel vragen om te reageren op deze wijzigingen, want zoals gezegd, wij kunnen dit document niet zo maar eenzijdig wijzigen.

Wij willen in deze nieuwsbrief, net als tijdens de voorlichting, nog een aantal belangrijke aspecten van het administratief proces benadrukken:

  1. Inzet van een product gaat op basis van de inhoud van het product en de eisen die daaraan worden gesteld. En dus niet op basis van het tarief.
  2. Als u hebt ingeschreven voor een bepaald product, dan hebt u ingestemd met het tarief en bent u ook verplicht het product te leveren voor dat tarief. In geval van gebrek aan capaciteit (wachtlijsten) overleg met gemeente (gebiedsteam) over alternatieve inzet.
  3. Aanbieders die bij ons een contract hebben voor ZIN (Zorg In Natura), oftewel een inschrijving hebben gedaan via Negometrix, krijgen van ons geen maatwerkovereenkomst voor aanvullende producten of speciale cliënten. Als u werkt in onze regio dan gebeurt dat op basis van de voorwaarden die gelden voor alle aanbieders. Kunt of wilt u voor een bepaald product niet voldoen aan die voorwaarden, dan zoeken wij een andere aanbieder. Wij maken geen uitzondering middels een maatwerkovereenkomst, dat is niet eerlijk richting andere aanbieders.
  4. Met ingang van 2019 worden maatwerkovereenkomsten gesloten door de Regio. Dit gebeurt dus alleen met aanbieders die buiten onze Regio werken, maar door allerlei omstandigheden toch zorg gaan leveren aan een cliënt uit onze Regio.
  5. U kunt als aanbieder op ieder moment uw inschrijving aanpassen, wij beoordelen die wekelijks. We verstrekken daarom ook geen maatwerkovereenkomsten meer om de tijd tussen aangepaste inschrijving en bestaande inschrijving te overbruggen. Let opt! Er worden GEEN inschrijvingen met terugwerkende kracht verstrekt, een nieuw product kan pas worden ingezet als u een goedgekeurde inschrijving heeft!
  6. Zeer belangrijk, alle opdrachten etc. lopen via het berichtenverkeer. Zorg kan pas starten na een 301 bericht, of in geval van Jeugd een rechtstreekse verwijzing een 315 bericht. Dit is ook afgesproken met de gemeenten. In geval van spoed of zeer dringende situaties, zorg dat afspraken zwart op wit vastliggen en vraag bevestiging van afspraken in een mail. Begin niet met zorg leveren voor een schriftelijke bevestiging, zodat gemaakte afspraken altijd aantoonbaar zijn. Beginnen zonder schriftelijke opdracht is voor eigen risico. Dit is ook zo afgestemd met de gemeenten!
  7. Bij een herindicatie moet de startdatum aansluiten bij de einddatum van de voorgaande indicatie. Meer in algemene zin, wees alert op de verschillende data in het berichtenverkeer, klopt er iets niet, leg contact met de gemeenten. We hebben er van beide kanten belang bij dat op juiste wijze wordt omgegaan met de berichten. Zie hiervoor ook de beschrijving in de werkafspraken.
  8. Discussies over betalingen of tarieven of keuzes van producten worden niet gevoerd met de Clienten! Die hebben geen afspraken gemaakt over tarieven en hebben geen invloed op onze contracten. Bij problemen wendt u tot de gemeente of de Regio!

Behalve deze aandachtspunten rondom administratie zijn er nog een aantal aandachtspunten rondom producten. Als eerste vervoer. Als u hebt ingeschreven voor vervoer en een cliënt heeft een indicatie voor vervoer, dan bent u verplicht het vervoer te regelen. U ontvangt op basis van die indicatie ook een vergoeding om het vervoer te regelen. U kunt de cliënt dan niet richting gemeente sturen om een pas voor gebruik Versis te vragen. Wij begrijpen heel goed dat u liever geen vervoer regelt, dat is niet uw primaire taak, maar dan moet u er dus ook niet voor inschrijven. Als u inschrijft voor vervoer, dan moet u het regelen.

Tweede belangrijke aandachtspunt is crisis, zodra een cliënt in zorg is, bent u als aanbieder verantwoordelijk voor het oplossen van een crisis. U kunt in zo´n situatie in overleg met de gemeente de indicatie aanpassen omdat als gevolg van de crisis er meer of andere zorg nodig is. In de werkafspraken is dit nader uitgewerkt en het is ook opgenomen in het programma van eisen. Wij verzoeken u dringend om hier goed naar te kijken.

Tot slot de inzet van tolken bij de hulpverlening als de cliënt onvoldoende Nederlands spreekt om zorg in het Nederlands te krijgen. De kosten voor de inzet van deze tolken is niet verwerkt in ons tarief. Wij zijn nog aan het bekijken hoe we dit het beste kunnen oplossen.

Wij wijzen u verder op de werkafspraken, waarin de praktische zaken zijn opgenomen. Tijdens de voorlichting hebben wij gemerkt dat een aantal punten in de werkafspraken wat nadere toelichting nodig hebben, die volgen hieronder:

Afspraak 2: Start dienstverlening
In deze afspraak is de intake gedefinieerd, en is opgenomen dat vanaf de intake tot de daadwerkelijke start van de zorg, dit is de zogenaamde wachttijd, de cliënt uw verantwoordelijkheid is. Indien nodig moet gedurende de wachttijd overbruggingszorg worden ingezet en in geval van crisis tijdens de wachttijd wordt u geacht deze op te lossen.

Afspraak 3: No show
De afgelopen jaren was er geen heel heldere afspraak over no show. Met deze afspraak willen wij wel graag een afspraak maken, dat doet recht aan de praktijk. De afspraak zoals deze nu is verwoord, riep bij de aanwezige aanbieders tijdens de voorlichting de nodige weerstand op. Wij hebben daar begrip voor, toch menen wij dat het belangrijk is dat de burger begrijpt dat no show geld kost en willen wij een vergelijkbare afspraak maken als voor zorg die wordt geleverd vanuit de zorgverzekeringswet. We willen in de komende tijd samen met aanbieders kijken hoe we kunnen komen tot een meer werkbare afspraak, vooralsnog handhaven wij de afspraak zoals die er nu staat.

Afspraak 4: GGZ behandeling
Met ingang van 2019 is het onderscheid Diagnostiek en Behandeling binnen GGZ vervallen. In deze afspraak 4 wordt uitgelegd hoe een en ander in 2019 vorm wordt gegeven met het gebruik van de producten Start Zorg GGZ en Nazorg GGZ. De aanbieders GGZ worden hier nog apart over geïnformeerd. Terecht is tijdens de bijeenkomst opgemerkt dat hier sprake is van een aanpassing van de producten en de aanbesteding.

Afspraak 5: Einde dienstverlening
Kern van deze afspraak is dat indien u als aanbieder de dienstverlening niet kunt voortzetten, de cliënt niet tussen wal in schip mag vallen in de periode dat wordt gezocht naar een andere aanbieder. U mag de cliënt niet loslaten en moet in overleg met de gemeente zorg dragen voor overbruggingszorg en een warme overdracht. Vanuit uw professionaliteit verwachten wij dat u de gemeente adviseert over de inzet van andere zorg en een andere aanbieder. U kent de cliënt beter dan de gemeente en kunt als professional beter bepalen wat er nodig is.

Afspraak 8: Verplichtingen van de opdrachtgever (gemeenten).
Deze afspraak is nog beperkt. In elk geval ontvangt u contactgegevens van de gemeenten en de Regio zodat u in voorkomende gevallen weet met wie u contact moet opnemen.

Afspraak 10: Informatievoorziening en verantwoording.
De grens voor het aanleveren van een accountantsverklaring wordt voor de komende jaren gelegd op € 50.000,-. Dit bedrag is de afgelopen jaren ook gehanteerd en wijzigt dus niet.
Een lastig aspect bij verantwoording en de accountantscontrole bij de gemeente is, dat de gemeente formeel moet vaststellen of de prestatie is geleverd, dat wil zeggen dat u de zorg die u factureert ook echt hebt geleverd. Voor levering van potloden en pennen is dat vrij eenvoudig, wij kunnen vaststellen of we die hebben ontvangen. Voor zorg is dat ingewikkeld, u levert zorg aan onze burgers en wij zijn daar als gemeenten niet bij. Als wij niet of in ogen van onze accountant onvoldoende kunnen vaststellen dat de prestatie is geleverd, heeft dat gevolgen voor de accountantsverklaring van de gemeente en dat heeft grote politieke impact.
Om die reden wil de gemeente Tiel graag vrij verregaande afspraken opnemen rondom prestatielevering. Tijdens de voorlichting is hier uitgebreide discussie over ontstaan. Daar hebben wij begrip voor, de afspraken betekenen een behoorlijke administratieve last. Aan de andere kant hebben wij er als gemeenten behoorlijk wat last van en hebben we in de afgelopen jaren een paar heel vervelende incidenten gehad. Kortom, we moeten wel wat met dit onderdeel, maar hebben nog niet goed scherp hoe en wat. Wij komen er nog op terug.

Afspraak 11: Betaling en financiering
Belangrijkste boodschap hier: de cliënt betaalt niet! Geen voorschot, geen extra bijdrage of wat dan ook. Indien u problemen heeft met de betaling door de gemeente of het niet eens bent met tarief, dan gaat u in gesprek met de gemeente en/ of de Regio, maar niet met de cliënt.

Afspraak 12: Berichtenverkeer
In deze afspraak wordt het berichtenverkeer toegelicht. Hier zijn drie aandachtspunten:
1) Het 305 bericht, start zorg, is in Regio Rivierenland verplicht.
2) Het veld verwijzer in het 315 bericht blijft ook na wijziging van het berichtenverkeer per 1 april 2019 een verplicht veld.
3) Als de zorg eerder eindigt dan de einddatum in het 301 bericht, dan is een 307 bericht verplicht.

Contractmanagement
Vanuit de Regio Rivierenland, Team Wmo / Jeugd wordt namens de gemeenten contractmanagement uitgevoerd. Er zijn nieuwe contractmanagers aangenomen, zodra de taakverdeling en de namen bekend zijn, ontvangt u die informatie, zodat u weet met wie u contact kunt opnemen. Contractmanagement is er niet alleen voor de gemeenten, maar ook voor u als aanbieder. Komt u er niet uit met de gemeente of heeft u vragen, wend u tot de contractmanager. Bij contractmanagement gaan we uit van "High trust, high penalty", ook al lijkt dat soms anders. Bij twijfel is er het recht om bewijs op te vragen dat u aan eisen voldoet of nader onderzoek te (laten) doen. Er hebben zich de laatste jaren een aantal incidenten voorgedaan waarbij de veiligheid van onze burgers in het geding was. Dat heeft gemeenten scherper gemaakt en het vertrouwen is er door geschaad. Voor de gemeenten en voor de Regio staat de veiligheid en goede zorg voor onze burgers voorop.

Vanuit contractmanagement worden gesprekken gevoerd met aanbieders. We hebben in de Regio te maken met zo'n 275 aanbieders, het is onmogelijk om die allemaal jaarlijks te spreken. Daarom hebben we een selectie gemaakt, in overleg met de bestuurders (zie sheets). Daarbij spreken we niet alleen met grote aanbieders, maar ook met middelgrote en kleine. En ook al komen wij niet langs voor een contractgesprek, dan ook kunt u bij contractmanagement terecht met vragen en knelpunten bij de uitvoering van het contract.

Ontwikkeltafels
Om met elkaar in gesprek te blijven over de noodzakelijke transformatie en om in gezamenlijk overleg wijzigingen in de contracten te kunnen doorvoeren, hebben wij met alle aanbieders een ontwikkelovereenkomst gesloten. Die overeenkomst regelt de juridische kant van het proces. We zijn op dit moment de praktische kant aan het inrichten. Wij houden u op de hoogte. Onder meer via dit soort nieuwsbrieven. Volg de mail en volg de website: www.rivierenlandkanmeer.nl deze website wordt weer geactualiseerd.


Publicatiedatum: 30 november 2018