Verlenging overeenkomsten Open House Wmo-Jeugd Regio Rivierenland

Aanleiding
Op dit moment hebben de gemeenten in regio Rivierenland overeenkomsten met aanbieders van maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp afgesloten in het kader van een open house procedure. Deze overeenkomsten zijn ingegaan op 1 januari 2019 met een contractduur van drie jaar, met de mogelijkheid om deze tweemaal met één jaar te verlengen. Voor 2022 is gebruik gemaakt van het eerste optionele verlengingsjaar. De gemeenten kondigen aan dat voor 2023 gebruik gemaakt zal worden van het tweede optionele verlengingsjaar.

Vertraging in aanbesteding nieuwe overeenkomst Wmo-Jeugd 2023
Sinds november 2021 zijn de gemeenten bezig met de voorbereiding van de aanbesteding van nieuwe overeenkomsten voor het leveren van ondersteuning in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en jeugdhulp in het kader van de -Jeugdwet. Het doel was om per 1 januari 2023 over te gaan naar nieuwe overeenkomsten die beter aansluiten op de nieuwe inkoopstrategie Wmo-Jeugd van de gemeenten. Op 9 juni 2022 is de aanbesteding van de nieuwe overeenkomst via Mercell van start gegaan. Op 12 juli 2022, enkele dagen voor de sluitingsdatum voor het indienen van inschrijvingen, hebben twee aanbieders een klacht ingediend bij de aanbestedende dienst. De zorgvuldige afhandeling van de klacht en de doorlooptijd die daarvoor nodig is, maakt dat de huidige planning van de aanbesteding niet meer haalbaar is. Dit betekent dat zowel de planning van de aanbesteding als ook de ingangsdatum van de nieuwe overeenkomsten gaan verschuiven. De nieuwe ingangsdatum van de nieuwe overeenkomsten wordt gepland op 1 juli 2023.

De communicatie over de planning van de aanbesteding verloopt via Mercell–source–to–contract. Omdat de huidige overeenkomsten op 31 december 2022 aflopen, en de nieuwe overeenkomsten met de geplande nieuwe datum ingaan op 1 juli 2023, is het van belang om ook geldige overeenkomsten te hebben in de periode 1 januari 2023 tot het moment waarop de nieuwe overeenkomsten ingaan. De gemeenten zijn daarom voornemens gebruik te maken van de tweede verlengingsoptie om de huidige overeenkomsten met een jaar te verlengen.

Verlenging raamovereenkomsten open house
De verlenging van de huidige overeenkomst vindt plaats om de overbrugging naar de nieuwe overeenkomst mogelijk te maken. Om deze overbrugging passend vorm te geven en de overgang optimaal te faciliteren, worden de volgende aanvullende afspraken in de voorgestelde verlenging meegenomen.
In de basis bestaat de verlenging van de overeenkomst uit:

• Het voortzetten van de huidige overeenkomst onder alle huidige geldende afspraken, inclusief werkafspraken en addenda.
• Tarieven worden voor 2023 geïndexeerd op de wijze waarop tarieven afgelopen jaren steeds zijn geïndexeerd.

Om de overgang naar de nieuwe overeenkomst te faciliteren bevat de verlenging de volgende afspraken in het kader van de Overgangsregeling:

• Vanaf het moment in 2023 dat de nieuwe overeenkomsten ingaan stopt de toeleiding van cliënten naar aanbieders in het kader van de huidige overeenkomst (waarvoor deze verlenging nu wordt afgesproken) en vindt alleen nog toeleiding van cliënten naar aanbieders plaats in het kader van de nieuwe overeenkomst.
• Vanaf het moment in 2023 dat de nieuwe overeenkomsten ingaan, start een overgangsperiode welke inhoudt dat aanbieders die geen nieuwe overeenkomst gegund krijgen de zorg en ondersteuning van cliënten op basis van de huidige afspraken voor maximaal een jaar continueren of tot zoveel eerder als de indicatie afloopt of de toegangsorganisatie van de gemeenten bepaalt. De overgangsregeling voor de huidig gecontracteerde aanbieders die wel een nieuwe overeenkomst gegund krijgen wordt komende periode in het kader van de implementatie uitgewerkt en vastgesteld.

De gemeenten achten het van belang dat de overgang naar nieuwe overeenkomsten geen belemmering is voor de samenwerking tussen aanbieders en gemeenten. Komende periode gaan de gemeenten daarom verder met de projectmatige samenwerking op verschillende thema’s. Enkele voorbeelden van thema’s die de gemeenten komende periode in samenwerking met aanbieders oppakken zijn:

1. De implementatie van de beschikbaarheidswijzer
2. Het gezamenlijk opstellen van de Regiovisie Jeugd
3. Het opzetten en waar mogelijk starten met uitvoeren van pilots voor doorontwikkeling van samenwerking tussen aanbieders en gemeenten.

Het doel van de verlenging is om de overbrugging naar de nieuwe overeenkomst mogelijk te maken. Om de energie van alle betrokken partijen te richten op de nieuwe overeenkomsten en de bijbehorende toekomstgerichte inhoudelijke ontwikkelingen – zoals hierboven opgesomd – vindt er zonder zwaarwegende redenen geen generieke aanpassing en wijziging meer plaats van het huidige document werkafspraken zoals dit tot op heden jaarlijks plaatsvond.

Overbrugging Maasdriel en Zaltbommel
De gemeenten Maasdriel en Zaltbommel nemen deel aan de aanbesteding voor de percelen voor jeugdhulp met verblijf. Deze gemeenten kunnen hun huidige overeenkomsten niet verlengen en zullen een overbruggingsovereenkomst opstellen met daarin inhoudelijk gelijke afspraken. Indien dit op u van toepassing is wordt u wordt afzonderlijk door de betreffende gemeente op de hoogte gebracht.

Weigeren van de verlenging
Aanbieders zijn niet verplicht de verlenging van de overeenkomst plus bovengenoemde afspraken te accepteren. Indien een aanbieder de verlenging van de overeenkomst niet wenst te accepteren, dan dient de aanbieder dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 6 oktober 2022, kenbaar te maken via inkoop2019ev@regiorivierenland.nl. Met de aanbieders die de overeenkomst niet wensen te verlengen, worden nadere afspraken gemaakt over zorgvuldige beëindiging van de overeenkomst en overdracht van cliënten. Zij ontvangen dan na hun verzoek tot niet verlengen per mail bericht over de procedure hieromtrent.

Accepteren van de verlenging
Alle overige gecontracteerde aanbieders – die geen weigering van verlenging van de overeenkomst kenbaar maken – ontvangen in de periode oktober-november bericht over de ondertekening van de tariefbladen 2023 plus de aanvullende afspraken zoals hierboven opgenomen.

Proces
Het proces van deze verlenging bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1: Informeren over voornemen verlengen open house overeenkomsten voor het jaar 2023
Met deze brief worden aanbieders per mail en via de website geïnformeerd over het voornemen tot verlengen van de overeenkomst. Aanbieders kunnen tot 27 september vragen stellen of opmerkingen indienen via het bovengenoemde mailadres inkoop2019ev@regiorivierenland.nl.

Op dinsdag 27 september vindt van 16.00 uur tot 17.00 uur een (fysieke) overlegtafel plaats om de verlenging nader te bespreken en toe te lichten. De aanbesteding van de nieuwe overeenkomsten is met nadruk geen onderwerp van gesprek.
Uit oogpunt van efficiëntie, om reistijd voor genodigden te voorkomen en om risico’s in het kader van Covid 19 te voorkomen, wordt de (fysieke) overlegtafel digitaal gehouden. U kunt zich opgeven voor deze bijeenkomst via deze link.

Deelname is geen verplichting om voor verlenging in aanmerking te komen. Vragen en opmerkingen met betrekking tot de verlenging die uiterlijk donderdag 22 september via het bovengenoemde mailadres worden ingediend, proberen we mee te nemen in de voorbereiding van en toelichting tijdens de (fysieke) overlegtafel.

Indien er naar aanleiding van vragen en reacties van aanbieders aanpassingen geformuleerd worden, streven de gemeenten ernaar uiterlijk donderdag 29 september het eventueel gewijzigde en definitieve verlengingsvoorstel via mail en op de website www.rivierenlandkanmeer.nl beschikbaar te stellen.

Stap 2: formalisatie verlenging
Aanbieders die geen gebruik wensen te maken van de voorgestelde verlenging verzoeken we om dit uiterlijk donderdag 6 oktober per mail kenbaar te maken zoals omschreven in deze brief bij de alinea “Weigering van de verlenging”.
Alle gecontracteerde aanbieders die wel gebruik wensen te maken van de verlenging ontvangen in de loop van oktober – uiterlijk in de eerste helft november – bericht zoals omschreven in deze brief bij de alinea “Accepteren van de verlenging”.

Samenvattend zijn de volgende data relevant:

• 13 september:          Communicatie voornemen tot verlenging overeenkomst open house
• Tot 27 september:    Vragen indienen over verlenging via inkoop2019ev@regiorivierenland.nl
• 27 september:          Fysieke overlegtafel (digitaal) volgens huidige overeenkomst
• 6 oktober:                 Uiterlijke datum om te communiceren indien u niet van verlenging gebruik maakt.
• 1e helft november:   Publiceren tariefblad en bijbehorende afspraken in de aanbestedingsomgeving van Negometrix 3

Publicatiedatum: 15 september 2022