Zorg, welzijn en werk: je kan vaak meer dan je denkt.
cover

Werkafspraken

Zorgaanbieders hebben bij de aanbestedingsstukken het document ´werkafspraken´gekregen. Dit document bevat de praktische afspraken over de uitvoering van de dienstverlening. Het is een bijlage bij het contract, dus juridisch afdwingbaar en niet zo maar eenzijdig aanpasbaar. Er is gekozen voor praktische taal, zo min mogelijk juridisch. Voor juristen wringt dat wel, die willen zaken graag zo scherp mogelijk vastleggen. Gezien een aantal ervaringen in de Regio de afgelopen jaren is dat begrijpelijk, toch willen we het ook vooral werkbaar houden.

De werkafspraken zijn in de afgelopen maanden uitgebreid besproken met de gemeenten, ook met het oog op conversie etc. Op basis van de huidige praktijk stellen de gemeenten een aantal aanvullingen en aanscherpingen voor die in Rood in het document zijn aangegeven. Deze werkafspraken inclusief aanvullingen en aanscherpingen zijn vanaf dat moment aan u bekend gemaakt. Daarnaast zijn ze met u als zorgaanbieder besproken tijdens de voorlichtingsbijeenkomsten in november en december 2018. Wij hebben de gecontracteerde zorgaanbieders via een aparte mailing formeel gevraagd om te reageren op deze wijzigingen, want zoals gezegd, wij kunnen dit document niet zo maar eenzijdig wijzigen. Reageren kan tot en met dinsdag 7 mei 2019 via inkoop2019ev@regiorivierenland.nl

Wij willen nog een aantal belangrijke aspecten van het administratief proces benadrukken:

  1. Inzet van een product gaat op basis van de inhoud van het product en de eisen die daaraan worden gesteld. En dus niet op basis van het tarief.
  2. Als u hebt ingeschreven voor een bepaald product, dan hebt u ingestemd met het tarief en bent u ook verplicht het product te leveren voor dat tarief. In geval van gebrek aan capaciteit (wachtlijsten) overleg met gemeente (gebiedsteam) over alternatieve inzet.
  3. Aanbieders die bij ons een contract hebben voor ZIN (Zorg In Natura), oftewel een inschrijving hebben gedaan via Negometrix, krijgen van ons geen maatwerkovereenkomst voor aanvullende producten of speciale cliënten. Als u werkt in onze regio dan gebeurt dat op basis van de voorwaarden die gelden voor alle aanbieders. Kunt of wilt u voor een bepaald product niet voldoen aan die voorwaarden, dan zoeken wij een andere aanbieder. Wij maken geen uitzondering middels een maatwerkovereenkomst, dat is niet eerlijk richting andere aanbieders.
  4. Met ingang van 2019 worden maatwerkovereenkomsten gesloten door de Regio. Dit gebeurt dus alleen met aanbieders die buiten onze Regio werken, maar door allerlei omstandigheden toch zorg gaan leveren aan een cliënt uit onze Regio.
  5. U kunt als aanbieder op ieder moment uw inschrijving aanpassen, wij beoordelen die wekelijks. We verstrekken daarom ook geen maatwerkovereenkomsten meer om de tijd tussen aangepaste inschrijving en bestaande inschrijving te overbruggen. Let opt! Er worden GEEN inschrijvingen met terugwerkende kracht verstrekt, een nieuw product kan pas worden ingezet als u een goedgekeurde inschrijving heeft!
  6. Zeer belangrijk, alle opdrachten etc. lopen via het berichtenverkeer. Zorg kan pas starten na een 301 bericht, of in geval van Jeugd een rechtstreekse verwijzing een 315 bericht. Dit is ook afgesproken met de gemeenten. In geval van spoed of zeer dringende situaties, zorg dat afspraken zwart op wit vastliggen en vraag bevestiging van afspraken in een mail. Begin niet met zorg leveren voor een schriftelijke bevestiging, zodat gemaakte afspraken altijd aantoonbaar zijn. Beginnen zonder schriftelijke opdracht is voor eigen risico. Dit is ook zo afgestemd met de gemeenten!
  7. Bij een herindicatie moet de startdatum aansluiten bij de einddatum van de voorgaande indicatie. Meer in algemene zin, wees alert op de verschillende data in het berichtenverkeer, klopt er iets niet, leg contact met de gemeenten. We hebben er van beide kanten belang bij dat op juiste wijze wordt omgegaan met de berichten. Zie hiervoor ook de beschrijving in de werkafspraken.
  8. Discussies over betalingen of tarieven of keuzes van producten worden niet gevoerd met de Clienten! Die hebben geen afspraken gemaakt over tarieven en hebben geen invloed op onze contracten. Bij problemen wendt u tot de gemeente of de Regio!

Behalve deze aandachtspunten rondom administratie zijn er nog een aantal aandachtspunten rondom producten. Als eerste vervoer. Als u hebt ingeschreven voor vervoer en een cliënt heeft een indicatie voor vervoer, dan bent u verplicht het vervoer te regelen. U ontvangt op basis van die indicatie ook een vergoeding om het vervoer te regelen. U kunt de cliënt dan niet richting gemeente sturen om een pas voor gebruik Versis te vragen. Wij begrijpen heel goed dat u liever geen vervoer regelt, dat is niet uw primaire taak, maar dan moet u er dus ook niet voor inschrijven. Als u inschrijft voor vervoer, dan moet u het regelen.

Tweede belangrijke aandachtspunt is crisis, zodra een cliënt in zorg is, bent u als aanbieder verantwoordelijk voor het oplossen van een crisis. U kunt in zo´n situatie in overleg met de gemeente de indicatie aanpassen omdat als gevolg van de crisis er meer of andere zorg nodig is. In de werkafspraken is dit nader uitgewerkt en het is ook opgenomen in het programma van eisen. Wij verzoeken u dringend om hier goed naar te kijken.

Tot slot de inzet van tolken bij de hulpverlening als de cliënt onvoldoende Nederlands spreekt om zorg in het Nederlands te krijgen. De kosten voor de inzet van deze tolken is niet verwerkt in ons tarief. Wij zijn nog aan het bekijken hoe we dit het beste kunnen oplossen.

Wij wijzen u verder op de werkafspraken, waarin de praktische zaken zijn opgenomen. Tijdens de voorlichting hebben wij gemerkt dat een aantal punten in de werkafspraken wat nadere toelichting nodig hebben, die volgen hieronder:

Afspraak 2: Start dienstverlening
In deze afspraak is de intake gedefinieerd, en is opgenomen dat vanaf de intake tot de daadwerkelijke start van de zorg, dit is de zogenaamde wachttijd, de cliënt uw verantwoordelijkheid is. Indien nodig moet gedurende de wachttijd overbruggingszorg worden ingezet en in geval van crisis tijdens de wachttijd wordt u geacht deze op te lossen.

Afspraak 3: No show
De afgelopen jaren was er geen heel heldere afspraak over no show. Met deze afspraak willen wij wel graag een afspraak maken, dat doet recht aan de praktijk. De afspraak zoals deze nu is verwoord, riep bij de aanwezige aanbieders tijdens de voorlichting de nodige weerstand op. Wij hebben daar begrip voor, toch menen wij dat het belangrijk is dat de burger begrijpt dat no show geld kost en willen wij een vergelijkbare afspraak maken als voor zorg die wordt geleverd vanuit de zorgverzekeringswet. We willen in de komende tijd samen met aanbieders kijken hoe we kunnen komen tot een meer werkbare afspraak, vooralsnog handhaven wij de afspraak zoals die er nu staat.

Afspraak 4: GGZ behandeling
Met ingang van 2019 is het onderscheid Diagnostiek en Behandeling binnen GGZ vervallen. In deze afspraak 4 wordt uitgelegd hoe een en ander in 2019 vorm wordt gegeven met het gebruik van de producten Start Zorg GGZ en Nazorg GGZ. De aanbieders GGZ worden hier nog apart over geïnformeerd. Terecht is tijdens de bijeenkomst opgemerkt dat hier sprake is van een aanpassing van de producten en de aanbesteding.

Afspraak 5: Einde dienstverlening
Kern van deze afspraak is dat indien u als aanbieder de dienstverlening niet kunt voortzetten, de cliënt niet tussen wal in schip mag vallen in de periode dat wordt gezocht naar een andere aanbieder. U mag de cliënt niet loslaten en moet in overleg met de gemeente zorg dragen voor overbruggingszorg en een warme overdracht. Vanuit uw professionaliteit verwachten wij dat u de gemeente adviseert over de inzet van andere zorg en een andere aanbieder. U kent de cliënt beter dan de gemeente en kunt als professional beter bepalen wat er nodig is.

Afspraak 8: Verplichtingen van de opdrachtgever (gemeenten).
Deze afspraak is nog beperkt. In elk geval ontvangt u contactgegevens van de gemeenten en de Regio zodat u in voorkomende gevallen weet met wie u contact moet opnemen.

Afspraak 10: Informatievoorziening en verantwoording.
De grens voor het aanleveren van een accountantsverklaring wordt voor de komende jaren gelegd op € 50.000,-. Dit bedrag is de afgelopen jaren ook gehanteerd en wijzigt dus niet.
Een lastig aspect bij verantwoording en de accountantscontrole bij de gemeente is, dat de gemeente formeel moet vaststellen of de prestatie is geleverd, dat wil zeggen dat u de zorg die u factureert ook echt hebt geleverd. Voor levering van potloden en pennen is dat vrij eenvoudig, wij kunnen vaststellen of we die hebben ontvangen. Voor zorg is dat ingewikkeld, u levert zorg aan onze burgers en wij zijn daar als gemeenten niet bij. Als wij niet of in ogen van onze accountant onvoldoende kunnen vaststellen dat de prestatie is geleverd, heeft dat gevolgen voor de accountantsverklaring van de gemeente en dat heeft grote politieke impact.
Om die reden wil de gemeente Tiel graag vrij verregaande afspraken opnemen rondom prestatielevering. Tijdens de voorlichting is hier uitgebreide discussie over ontstaan. Daar hebben wij begrip voor, de afspraken betekenen een behoorlijke administratieve last. Aan de andere kant hebben wij er als gemeenten behoorlijk wat last van en hebben we in de afgelopen jaren een paar heel vervelende incidenten gehad. Kortom, we moeten wel wat met dit onderdeel, maar hebben nog niet goed scherp hoe en wat. Wij komen er nog op terug.

Afspraak 11: Betaling en financiering
Belangrijkste boodschap hier: de cliënt betaalt niet! Geen voorschot, geen extra bijdrage of wat dan ook. Indien u problemen heeft met de betaling door de gemeente of het niet eens bent met tarief, dan gaat u in gesprek met de gemeente en/ of de Regio, maar niet met de cliënt.

Afspraak 12: Berichtenverkeer
In deze afspraak wordt het berichtenverkeer toegelicht. Hier zijn drie aandachtspunten:
1) Het 305 bericht, start zorg, is in Regio Rivierenland verplicht.
2) Het veld verwijzer in het 315 bericht blijft ook na wijziging van het berichtenverkeer per 1 april 2019 een verplicht veld.
3) Als de zorg eerder eindigt dan de einddatum in het 301 bericht, dan is een 307 bericht verplicht.